Moin und herzlich willkommen in unserem Trainee-Blog von Deutschland baut! In diesem Blogeintrag berichte ich aus der schönen Hansestadt Hamburg über meine Tätigkeit bei dem weltbekannten Unternehmen VELUX, wo ich von Mai bis einschließlich Oktober 2016 im Rahmen einer abwechslungsreichen Projektarbeit Aufgabenstellungen in eigener Verantwortung bearbeite.
„Nur eine Projektarbeit über die gesamten 6 Monate? – Ist das nicht langweilig?“ mag manch einer vielleicht zunächst denken. Aber weit gefehlt, wie ich euch jetzt näher erläutern werde…
Passend zu meinem Abschluss als Wirtschaftsingenieur mit Schwerpunkt in „energieeffizientem und nachhaltigem Bauen“ bin ich während meines Aufenthaltes bei VELUX in der Abteilung des Kundendienstes für VELUX-Elektroprodukte eingesetzt. Für das Unternehmen gewinnt dieser Geschäftsbereich besonders im Hinblick auf die voranschreitende Digitalisierung und Vernetzung von Gebäudetechnik immer mehr an Bedeutung. In dieser Abteilung ist es meine Aufgabe, die Geschäftsprozesse der Organisationseinheit zu beleuchten und unter Berücksichtigung der aktuellen und zukünftigen Marktanforderungen Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Werden dabei dann ungenutzte Potenziale aufgedeckt, sollen im weiteren Schritt Optimierungsmaßnahmen zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit entwickelt werden.
Gerade bei vielschichtigen Aufgabestellungen ist die Definition von SMARTen Projektzielen zu Beginn der Projektarbeit essenziell. Sie dienen während der Projektarbeit als Orientierungshilfe und sind somit enorm wichtig für einen erfolgreichen Projektabschluss. Nach der Begrüßung und der Einrichtung meines Arbeitsplatzes bei den Kollegen des technischen Kundendienstes für Elektroprodukte stand deshalb gleich zu Beginn die Kommunikation der Projektabsichten im Vordergrund. Dabei wurde ich von meinen Vorgesetzten detailliert eingewiesen und mit allen erforderlichen Informationen versorgt, um eine Agenda sowie einen Terminplan zur Bearbeitung des Projektes erstellen zu können. In meinem Aufgabenheft standen, an dieser Stelle knapp zusammengefasst, folgende Aufgaben:
Im ersten Schritt ist der IST-Zustand der Geschäftsprozessstrukturen innerhalb der Abteilung sowie an den Schnittstellen zu internen und externen Kunden zu erfassen, um einen Ausgangspunkt für die weitere Projektbearbeitung zu schaffen.
Die erfassten Geschäftsprozesse müssen im zweiten Schritt qualitativ und quantitativ genauer untersucht und bewertet werden, um Ansatzpunkte „mit großem Hebelarm“ identifizieren zu können.
Sind lohnenswerte Ansatzpunkte identifiziert, müssen im dritten Schritt Maßnahmen zur Optimierung der Geschäftsprozesse entwickelt und auf ihre Wirtschaftlichkeit hin geprüft werden.
Mit diesen Aufgabenstellungen im Gepäck war an Langeweile nicht zu denken, so dass ich im Mai bei frühlingshaften Temperaturen in angenehm hellen und durchlüfteten Büros mit meiner Arbeit begann.
Die Arbeiten an der Erfassung der vorhandenen Geschäftsprozessstrukturen haben mir in den ersten Wochen immens geholfen, die Vorgänge innerhalb meiner Abteilung sowie an den Schnittstellen zu anderen Abteilungen nachvollziehen zu können. Hierbei habe ich unter anderem Interviews mit Führungskräften und Mitarbeitern in mehreren für das Projekt relevanten Abteilungen geführt, um Prozessabläufe miteinander abzustimmen und Erfahrungen aus dem Tagesgeschäft mit in die Projektarbeit einfließen zu lassen. Somit konnte ich viel über das Unternehmen und die Unternehmenskultur lernen und Ansprechpartner finden, welche bei der weiteren Projektarbeit unterstützend mitwirkten. Ein vollständiges Flussdiagramm im DIN A1 Format mit allen wichtigen Prozessen und Schnittstellen markierte den Abschluss der ersten Projektphase.
Um einen Ansatzpunkt für mögliche Verbesserungsmaßnahmen zu finden, mussten die über 100 im Flussdiagramm abgebildeten Einzelprozesse anschließend in logischen Prozessketten gruppiert und mit konkreten Zahlenwerten wie Durchlaufzeiten, Häufigkeiten etc. ergänzt werden. Schätzwerte waren an dieser Stelle natürlich nicht gefragt, so dass es zur Findung der Werte neben der Durchführung und Auswertung von Interviews und Fragebögen auch erforderlich war, für einige Wochen meinen Arbeitsplatz zu wechseln, um den Kollegen bei dem Durchlauf der gebildeten Prozessketten direkt beiwohnen und die Werte über Messungen unmittelbar erheben zu können. Die auf diesem Wege ermittelten Kennzahlen wurden zum Abschluss der zweiten Projektphase nach einem zuvor entwickelten Bewertungsschema in eine Art Ampelstruktur überführt, so dass potenzielle Ansatzpunkte für Verbesserungsmaßnahmen nun klar in der Farbe Rot herausstachen.
Nachdem alle vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen waren, konnte mit der wichtigsten Projektphase begonnen werden: Der Definition von konkreten Optimierungsmaßnahmen. Hierbei musste berücksichtigt werden, dass sich jeder der zuvor gefundenen Ansatzpunkte grundsätzlich vom anderen unterscheidet und für jeden Ansatzpunkt wiederum mehrere Geschäftsfälle bzw. Szenarien in Frage kommen. Da zusätzlich auch nicht in Geld bewertbare Kriterien wie Kundenzufriedenheit mit in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einflossen, mussten zur Findung der vorteilhaftesten Lösungen eine Vielzahl von Instrumenten wie SWOT-Analysen, Nutzwertanalysen oder Kostenvergleichsrechnungen im Einklang miteinander verwendet werden. Dabei waren die Untersuchungen der Szenarien zur Ausnutzung der Verbesserungspotenziale für sich gesehen jeweils eigene kleine Projekte, so dass sich die Lösungsansätze dabei teilweise komplett voneinander unterschieden.
Gegenwärtig ist diese dritte Projektphase ebenfalls nahezu abgeschlossen. Jeder der Geschäftsfälle zur Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen wurde anhand einer Vielzahl von zuvor entwickelten Kriterien über ein Punktesystem bewertet, wobei eine Gewichtung dabei zusätzlich sicherstellt, dass der Stellenwert mancher Kriterien gegenüber anderen bei der Punktevergabe mit berücksichtigt werden kann. In einer Gegenüberstellung der abschließenden Punktzahlen kann jetzt auf einen Blick erkannt werden, welches Geschäftsszenario sich unter Berücksichtigung der zuvor genannten Aspekte am besten zur Umsetzung eignet.
Damit ist meine Zeit bei VELUX-Deutschland auch beinahe vorbei und mein Aufenthalt in Offenbach bei der Saint-Gobain Building Distribution rückt mit großen Schritten näher. Somit möchte ich hier gerne ein kleines Fazit ziehen: Es war enorm spannend, weitestgehend in eigener Verantwortung an einem so vielschichtigen Projekt zu arbeiten und gleichzeitig durch Abteilungsbesuche sowie Betriebsexkursionen (bspw. nach Dänemark in die Produktion) viel über die Kultur und die Mitarbeiter des Unternehmens zu lernen. Natürlich tut der Charme der Stadt Hamburg sein Übriges, so dass ich zum Abschluss nur von einer gelungenen Trainee-Station sprechen kann.
Mit besten Grüßen aus Hamburg und bis zum nächsten Mal!
Phillip
